İlk olarak simultane, ardıl veya online çeviri seçeneklerinden hangisinin gerektiğini netleştirmek gereklidir. Ardıl çeviri planlaması yapıldığında, genellikle mikrofon, kulaklık ve teknik donanım organize edilmeyeceğinden konuşmacıyı zor durumda bırakmamak adına doğru tür ve donanımın sağlanması önemlidir.

Etkinliğe uygun çevirmen eşleştirildiğinden emin olmak için çevirmenin kaç yıllık deneyimi olduğunu ve uzmanlık alanını sormanızı tavsiye ederiz. Buna ek olarak etkinlik günü dakik olması, iyi iletişim kurabilmesi, etkinliğe uygun giyinmeye dikkat etmesi de çevirmenden beklenenler arasında olduğundan özellikle üst düzey katılımcıların bulunduğu toplantılarda uygun şekilde karşı tarafa hatırlatmak da faydalı olacaktır. 

Çevirmen konu uzmanlığına sahip olsa da etkinlik öncesinde çevirmene etkinliğin başlığı ve içeriği hakkında bilgi verilmesi, sunum yapılacaksa önceden paylaşılması oldukça faydalı bir yöntemdir. Çevirmen böylece önceden çalışacak, terminolojiye dair hazırlıklarını yapacak ve firmanızı daha doğru temsil edecektir.

Etkinliğinizin organizasyonu sırasında iki tarafın da güvenceye alınması için sözleşme yapılmasını öneriyoruz. İptal durumunda rezerve edilmiş çevirmene ödeme yapılacak mı, çevirmen o gün hastalanırsa yedek çevirmen ayarlandı mı gibi detayların sözleşmeyle önceden belirlenmesi sonradan tatsız sürprizlerle karşılaşılmasını önleyecektir.

Sözlü çeviri ihtiyacı büyük bir konferans salonunda veya bir otelin toplantı salonunda ise simultane çeviri ve teknik ekipman gerektirir. Kaç kulaklık, mikrofon ve ne gibi teknik ekipman gerekeceğinin önden konuşulmasını ve etkinlik gününden önce mutlaka prova alınmasını tavsiye ederiz.